1. Reservas

1.1. Reservas por parte dos Clubes/Instituições - Normas Gerais

1.1.1. A reserva de espaços deverá ser solicitada através de documento escrito.

1.1.2. O horário referido no documento enviado pelos clubes/instituições será considerado como período efectivo de treino. Pelo que o clube terá direito, em cada reserva, a uma tolerância de 30 minutos repartidos entre a entrada e saída para utilização de balneários.

1.1.3. O colaborador da recepção deverá permitir a entrada e saída das instalações quando reunidos todos os atletas. Quando algum atleta chegar fora do horário deverá dirigir-se à recepção a fim de solicitar o respectivo acesso.

1.1.4. A SCA ou o GAT PM autoriza as reservas em função das normas estabelecidas e promove a resposta em 5 dias¹.

1.1.5. Todos os Clubes ou Instituições que não estejam incluídos no ponto 1.2. deste documento deverão solicitar marcações para a época seguinte a partir do dia 01/Junho da época desportiva em curso;

1.1.6. O único critério de preferência de reservas para os Clubes ou Instituições não incluídos no ponto 1.2. será o momento de chegada das solicitações.

1.1.7. Consideramos época desportiva do dia 01 de Outubro a 31 de Julho do ano seguinte.

1.2 Reservas por parte dos Clubes/Instituições - Com Preferência

1.2.1. Consideram-se Clubes/Instituições com preferência todos aqueles que na época transacta tenham efectuado uma reserva para toda a época desportiva. Não serão consideradas, para efeitos de preferência, as marcações de espaços solicitadas pela Federação Portuguesa de Natação (F.P.N). ou pela Associação de Natação do Norte de Portugal (A.N.N.P.) para os atletas com estatuto de alta competição;

1.2.2. Toda a documentação sobre reservas para a época seguinte deverá ser recebida até ao final do mês de Maio;

1.2.3. Teremos em consideração, como primeiro e único critério, os dias, horas e espaços reservados na época anterior por cada Clube;

1.2.4. Todas as alterações às reservas mencionadas no ponto 1.2.3. deverão ser recebidas a partir do primeiro dia do mês de Junho de cada época.

1.3. Tratamento das Reservas por parte da VL

1.3.1. Piscinas Municipais

1.3.1.1. Depois de efectuada a reserva decorrente o pedido formulado nos termos do ponto 1.1.1, esta é assinalada no boletim de marcação de pistas (Mod.021/GQA), sendo a facturação efectuada com base no registo de reservas a clubes/instituições (Mod.125/GQA). Este registo é entregue no GAF pela SCA, devidamente preenchido até ao 5º dia útil após a solicitação da reserva. Apenas deve existir um registo  (Mod.125/GQA) para cada clube/instituição logo, quando for necessário efectuar alterações às reservas (novas reservas) deverá a SCA substituir o registo por um actualizado (acrescentar as novas). Desta forma, do registo Mod.125/GQA constará todo o processo de reservas do clube/Instituição.

1.3.1.2. Posteriormente nos talões de utilização Mod.136/GQA, feitos em duplicado e numerados sequencialmente (através de um livro de talões). A SCA preenche o original na parte referente à reserva e envia o mesmo para os colaboradores do SAU que preenchem a parte da utilização e solicitam confirmação pelos treinadores/responsáveis da instituição.

O registo, Mod.136/GQA original, deverá ser entregue pelo SAU no final do dia na recepção para que a SCA confirme com o duplicado que ficou no livro de talões, com o mapa de reservas e com o registo de reservas a clubes e instituições.

A GAF realizará a facturação das utilizações através do talão original Mod.136/GQA devidamente preenchido e verificado pela SCA, bem como através do Mod.125/GQA e do livro de talões.

1.3.1.3. Para controlar as utilizações por parte de clubes/instituições que não tenham efectuado a respectiva reserva, existe um livro de talões esporádicos Mod.137/GQA (feitos em duplicado e numerados sequencialmente), da responsabilidade do SAU. Este preenche o original, solicita a confirmação por parte dos treinadores/responsáveis da instituição e envia o mesmo para a SCA para visto. O livro com os duplicados fica na posse do SAU e poderá ser solicitado pelo GAF ou pela SCA quando entenderem por necessário.

1.3.2. Pavilhão Municipal

Depois de efectuada a reserva decorrente do pedido formulado nos termos do ponto 1.1.1., esta é assinalada na agenda de marcações do recinto.

1.3.2.1. Posteriormente no talão de utilização Mod.167/GQA, o SAD/GAT PM preenche-o na parte referente à reserva e envia o mesmo para os colaboradores do SCM que preenchem a parte da utilização e solicitam confirmação pelos treinadores/responsáveis da instituição.

O registo, Mod.167/GQA deverá ser entregue pelo SCM no final do dia na recepção para que o SAD confirme com a cópia que tirou e com a agenda de marcações.

1.3.2.2. Para controlar as utilizações por parte de clubes/instituições que não tenham efectuado a respectiva reserva, existe um livro de talões esporádicos Mod.168/GQA (feitos em duplicado e numerados sequencialmente), da responsabilidade do SCM. Este preenche o original, solicita a confirmação por parte dos treinadores/responsáveis da instituição e envia o mesmo para o SAD/GAT PM para ter em conta na elaboração do mapa mensal de utilização (Mod.140/GQA).

1.3.2.3. O SAD através dos dados obtidos pelos registos talão de utilização pavilhão (Mod.167/GQA), talão esporádico pavilhão (Mod.168/GQA) e agenda de marcações, realiza o mapa mensal de utilização (Mod.140/GQA). Até ao dia 5 de cada mês o referido mapa (Mod.140/GQA) é enviado ao GAF para que a facturação seja feita com base no mesmo.

1.4. Alterações a Reservas

1.4.1. As alterações a reservas devem ser comunicadas por escrito no prazo mínimo de 15 dias (seguidos) à VL e esta deve responder no prazo de 5 dias após recepção do pedido.

2. Anulações

2.1 Anulações por parte dos Clubes/Instituições

2.1.1. As anulações de qualquer reserva deverão ser solicitadas por escrito.

2.1.2. Apenas será considerada a isenção de pagamento da reserva para anulações realizadas com uma antecedência igual ou superior a 15 dias (seguidos), sendo considerada a data em que o documento é recepcionado na VL.

2.2 Tratamento das Reservas por parte da Varzim Lazer

2.2.1. Piscinas Municipais - A anulação de reservas é comunicada ao GAF através do impresso anulação de reservas a clubes/instituições (Mod.126/GQA).

2.2.2. Pavilhão Municipal - a anulação das reservas é efectuada pelo GAT PM que procede de acordo com o definido em 2.1.

3. Situações Particulares

3.1 Atletas de Alta Competição - Natação

3.1.1. Todas as reservas para o treino destes atletas deverão ser solicitadas pela A.N.N.P. ou pela F.P.N., nos termos das normas dos protocolos celebrados com o Município da Póvoa de Varzim.

3.1.2. A pista reservada deverá ser única e exclusivamente utilizada pelos atletas com percurso de alta competição do Clube.

3.1.3. Sempre que o Clube tenha reservas próprias, que não em simultâneo com as referidas no ponto 3.1.1., é isento o pagamento da utilização do atleta de alta competição. Para tal, deve o treinador indicar ao colaborador da VL, aquando do preenchimento do talão de controlo da reserva, o nome e o n.º de atletas com este estatuto que se encontram a treinar para que esta utilização seja facturada ao Município da Póvoa de Varzim. O nome dos atletas tem que constar das listas entregues pela A.N.N.P. ou da F.P.N..

3.1.4. Sempre que haja disponibilidade, serão consideradas em pista individual todas as marcações efectuadas pela F.P.N. ou pela A.N.N.P. para o treino dos atletas com estatuto de alta competição. O treino será conjunto com atletas de vários Clubes quando não tivermos disponibilidade para marcar pistas individuais. Reservasse-nos o direito de alterar as marcações que tenham sido consideradas inicialmente em pistas individuais para treinos conjuntos sempre que sejam recebidas solicitações de Clubes ou Instituições.

3.2 Campeonatos

Piscinas Municipais - os eventos promovidos na VL terão que ser comunicados ao GAF, mediante informação escrita pela SCA, após a ocorrência destes. De notar que esta informação deverá conter todos os elementos necessários à facturação.

Pavilhão Municipal - a comunicação dos dados de todos os eventos realizados neste espaço é feita ao GAF através dos impressos mapa diário de utilização Mod.139/GQA e mapa mensal de utilização Mod.140/GQA.

3.3 Outras Reservas

3.3.1. Acordos realizados com instituições para usufruírem de espaços da VL em Regime Livre:

• O utilizador tem de se dirigir à recepção sempre que pretenda frequentar as instalações da VL e apresentar o cartão da instituição a que pertence;

• O colaborador da recepção regista a entrada/saída do utente no impresso Mod.158/GQA zelando pelo preenchimento de todos os campos;

• Mensalmente, até ao dia 2, deve ser enviado à DAF o registo das entradas para efeitos de facturação em conformidade com o estipulado no acordo realizado.

4. Facturação

4.1. Reservas com duração igual ou superior a 3 meses:

• A factura relativa às reservas será enviada no dia 20 do mês anterior ao da reserva;

• A factura referente às utilizações dos atletas será remetida no dia 5 do mês seguinte.

4.1. Reservas esporádicas ou com duração inferior a 3 meses:

• As reservas e as utilizações são facturadas no dia 5 do mês seguinte.

⁽¹⁾ Entenda-se dias como dias úteis.